「ホームページを直したいのに、社内に分かる人がいない」「更新や集客をだれに任せればよいか決められない」と悩んでいませんか。
Web担当者がいない会社では、専任者を急いで採用することが正解とは限りません。会社の目標や作業量を整理せずに人だけを置くと、更新係になったり、外注先との連絡だけで手がいっぱいになったりするためです。
この記事では、Web担当者がいない会社で起きやすい問題、兼任・採用・外注の選び方、最初の30日で体制を作る手順を解説します。自社に必要な役割と、今すぐ決めるべきことが分かる内容です。
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結論｜Web担当者がいなくても、責任者と実行者を分ければ運用できる
Web担当者がいない会社で最初に必要なのは、何でもできる一人を探すことではありません。事業の目標を決める責任者と、更新や分析などを行う実行者を分け、社内外で役割を組み合わせることが重要です。
社内には判断する人を置き、足りない技術や作業時間は外部で補う形が、多くの中小企業にとって始めやすい体制です。経営者や営業責任者が目標と優先順位を決め、社員や外部会社が制作と運用を担えば、専任者がいなくても施策を止めずに済みます。
まずは、月に必要な作業量、社内で判断できる内容、外部へ任せたい業務を書き出してください。次の表に当てはめると、兼任・採用・外注のどれが合うか判断しやすくなります。
| 会社の状態 | 向いている体制 | 理由 |
|---|---|---|
| 更新が月に数回で、社内に判断できる人がいる | 社内の兼任 | 連絡と小さな更新を社内で完結しやすい |
| Webからの売上を大きく伸ばし、継続的な業務がある | 専任者の採用 | 社内に知識と改善の経験を残せる |
| 戦略や専門知識が足りず、すぐに改善したい | 外注 | 必要な分野の経験を早く補える |
| 判断は社内に残し、制作や分析を任せたい | 社内責任者と外注の併用 | 事業理解と専門性を両立しやすい |
Web担当者がいない会社で起きやすい4つの問題
Web担当者がいないことで起きる問題は、大きく分けて4つあります。
ホームページの更新が止まるだけでなく、問い合わせの減少に気付けない、ログイン情報が分からない、外注先へ正しく依頼できないといった問題へ広がります。放置期間が長いほど、直すための確認作業も増えてしまいます。
自社に当てはまる問題を見つけられるように、原因と確認方法を順番に解説します。
1. ホームページやSNSの更新が止まる
担当者が決まっていない会社では、Webの作業が「時間がある人の仕事」になりやすく、日々の業務が忙しくなると後回しにされます。終了したキャンペーン、古い料金、退職した社員、使えない問い合わせ先が残ると、利用者は現在も正しい情報なのか判断できません。更新日が古いだけで直ちに評価が下がるわけではありませんが、事実と異なる情報は信頼を失う原因になります。
更新の問題は、記事を書く人がいないことより、変更情報をだれが見つけ、だれが公開を認めるか決まっていないことから起こります。営業は料金の変更を知っていても、サイトを直す人へ伝わらなければ反映されません。採用情報や会社情報も同じです。
まず、料金、サービス、事例、採用、会社情報、問い合わせフォームを月に一度確認しましょう。各ページに情報の責任者と確認日を付け、変更があったときの連絡先を一つにします。記事を増やす前に、顧客が会社を選ぶための重要ページを正しく保つことが先です。
2. 数字を見ず、思い付きで施策を選んでしまう
広告、SEO、SNS、動画などの提案を受けても、社内に数字を確認する人がいなければ、どの施策が必要か判断できません。アクセス数だけが増えても、対象外の人が来ていれば売上には結び付きにくいものです。一方、問い合わせが少なくても、料金ページや事例を読む人が増えているなら、改善の途中にいる可能性があります。
最低限、訪問数、重要ページへの移動、問い合わせ、商談、受注を同じ月で並べてください。数字が減った場所によって、入口を増やすのか、ページを直すのか、営業対応を変えるのかが異なります。担当者不在のまま施策だけ増やすと、それぞれの会社から別の報告書が届き、全体の成果が見えなくなります。
月に一度、30分でもよいので数字を確認する日を決めましょう。前月との差だけで結論を出さず、実施した内容と顧客の反応を一緒に記録します。Web集客の問題を詳しく切り分けたい場合は、Web集客できない7つの原因と改善手順も参考にしてください。
3. アカウントと契約が個人に集まり、退職時に困る
ホームページの管理画面、サーバー、ドメイン、解析、広告、SNSには、それぞれ契約者とログイン情報があります。これらを経営者や過去の担当者の個人メールで作ると、退職や連絡不能をきっかけに更新できなくなります。制作会社へ任せている場合も、会社名義で契約しているとは限らないため注意が必要です。
「作業できる人」と「契約や権限を管理する人」を分け、会社が管理するメールアドレスを中心に権限を整えてください。パスワードを共有文書へそのまま書くのではなく、社内で認めた管理方法を使い、二段階認証の連絡先と復旧方法も確認します。
一覧には、サービス名、契約名義、管理者、支払方法、更新日、外注先、解約時に受け取るデータを記載しましょう。外注先を変える可能性も考え、画像、文章、分析データ、広告アカウントを自社が引き継げる契約にします。担当者が変わっても運用を続けられる状態が、良い管理の基準です。
4. セキュリティ対応と外注先の管理が曖昧になる
担当者がいないと、WordPressやプラグインの更新、不正なログインの確認、バックアップ、問い合わせ情報の管理がだれの仕事か分からなくなります。制作会社と保守契約を結んでいても、記事の公開確認や解析設定まで含むとは限りません。「管理を任せている」という認識だけでは、作業の抜けを見つけにくくなります。
IPAの小規模ウェブサイト運営者調査では、セキュリティ管理を組織的に行っていない小企業が39.1％でした。また、必要な費用や人員が不足しているとの回答は37.6％で、技術の習得や情報の選別も大きな課題とされています。詳しい調査結果は、IPA「小規模ウェブサイト運営者の脆弱性対策に関する調査報告書」で確認できます。
保守、更新、集客、計測、個人情報対応について、自社と外注先の担当範囲を一枚にまとめましょう。問題が起きたときの連絡先、連絡する条件、復旧の手順も必要です。技術をすべて社内で理解する必要はありませんが、何を任せ、結果をだれが確認するかは社内で決めてください。
Web担当者がいない会社の4つの対応策
Web担当者がいない会社の対応策は、大きく分けて4つあります。
兼任、専任者の採用、外注、社内と外部の併用には、それぞれ向いている状態があります。費用だけで選ぶと、判断できる人が残らなかったり、担当者に作業が集まり過ぎたりするため、必要な役割と仕事量から考えることが大切です。
自社に合う方法を選べるように、利点、注意点、始め方を順番に解説します。
1. 経営者や社員が兼任する
Webの作業量が少なく、更新内容を社内で判断できる会社では、社員の兼任から始められます。営業担当者は顧客の質問を知り、採用担当者は応募者へ伝える情報を持っています。事業をよく知る人が関わるため、外部だけで作るより内容が正確になりやすい点も利点です。
兼任を成功させるには、担当者の善意へ頼らず、毎月使える時間と決定できる範囲を正式に決める必要があります。本来の仕事を減らさずにWeb業務を追加すると、急ぎではない更新から止まります。「週に三時間」「月の第一営業日に数字を確認」など、予定として確保してください。
兼任者へデザイン、文章、広告、解析、保守をすべて求める必要はありません。変更情報の収集、公開前の確認、外注先への連絡など、社内でなければできない役割を中心にします。専門作業は外部へ分け、兼任者が学びながら判断できる資料と報告方法を整えると続けやすくなります。
2. 専任のWeb担当者を採用する
Webからの問い合わせや売上を大きく伸ばす方針があり、企画、制作、分析を継続して行う会社では、専任者の採用が候補です。顧客や商品を深く理解し、営業や経営陣と毎日連携できるため、知識と改善の経験が社内に残ります。複数の外注先をまとめる役割も担えます。
ただし、「Webに詳しい人」という募集では、会社が必要とする能力と応募者の経験を比べられません。戦略、広告、SEO、文章、デザイン、システム管理は別の仕事です。最初の一年で任せる業務と達成したい目標を定め、必須の経験を二つか三つに絞ってください。
採用後も一人へすべてを集中させず、経営側の責任者と外部の専門家を用意すると安全です。面接では、作った物だけでなく、課題をどの数字で見つけ、関係者とどのように改善したかを確認しましょう。担当者が休んだときの手順や権限も共有し、再び属人化しない仕組みを作ります。
3. Web担当者の業務を外注する
社内に専門知識がなく、採用を待たずに改善したい場合は、外注が向いています。サイト更新、記事制作、広告、解析など、必要な業務だけを依頼でき、複数分野の経験を利用できます。仕事量が月によって変わる会社も、範囲を調整しやすいでしょう。
外注しても、目標、予算、優先順位、公開の最終判断まで丸投げしないでください。社内の判断者がいなければ、外注先は会社の事情を推測して進めることになり、見た目の更新や数値報告だけで終わる恐れがあります。月に一度は、問い合わせ、商談、受注まで一緒に確認します。
契約前には、依頼範囲、月の作業量、追加費用、連絡方法、成果物の権利、解約時の引き継ぎを確かめましょう。詳しい業務と選び方は、Web担当者を外注する方法と費用相場で解説しています。発注前に読むと、自社で残す役割も整理できます。
4. 社内責任者と外部の実行者を組み合わせる
中小企業で現実的なのは、社内に責任者を置き、専門作業を外部へ任せる形です。社内責任者は事業目標、顧客情報、予算、承認を担当し、外部は分析、改善案、制作、運用を担います。専任者を一人採用する前に必要な業務量を確かめられ、社内だけでは得にくい知識も補えます。
この体制では、外部の作業報告ではなく、社内が次の判断をできる報告を求めることが重要です。「記事を四本作った」だけでなく、どの顧客の悩みに向け、何が変わり、次に何を確かめるかまで共有してもらいます。社内責任者は営業結果や現場の変化を返し、外部の分析に使える情報を渡してください。
週ごとの連絡は進行確認、月ごとの会議は成果と優先順位の決定に分けると、会議が長くなりません。契約開始時に、作業一覧、承認期限、共有する数字、緊急時の連絡方法を定めます。将来は社内担当者を育て、外部の範囲を専門分野へ絞ることも可能です。
Web担当者がいない会社が最初の30日で行う5つの手順
Web担当者がいない会社が最初に行うことは、大きく分けて5つあります。
いきなり記事制作や広告を始めると、目的や権限を確認する時間が増え、外注費を十分に生かせません。最初の30日で現状、責任、数字、作業、外部支援の範囲を整えると、その後の運用が速くなります。
小さな会社でも実行できる順番で、一つずつ丁寧に解説します。
問い合わせ、来店、採用応募、既存顧客への案内などから、三か月から半年で改善したい目標を一つ選びます。「更新する」「アクセスを増やす」ではなく、事業につながる結果を置いてください。期限、現在の数、目標の数も記載すると、施策の優先順位を決めやすくなります。
ドメイン、サーバー、WordPress、解析、広告、SNS、画像や文章の保存先を一覧にします。契約名義、管理者、支払方法、更新日、二段階認証、外注先を確認しましょう。分からない項目を放置せず、制作会社や退職者へ連絡できるうちに引き継ぎます。
Webの全作業をする人ではなく、優先順位と公開を判断する人を一人決めます。サービス情報は営業、採用情報は人事など、内容ごとの確認者も決めてください。依頼、確認、承認を行う場所を一つにまとめ、何日以内に返事をするかも共有します。
訪問、重要ページへの移動、問い合わせ、商談、受注を月別に並べます。数値を取得できない場合は、計測の確認を最初の作業にしてください。さらに、ページ確認、事例追加、記事、広告、保守などの予定を月ごとに置き、目標と関係の薄い作業は後へ回します。
現状を整理した後、社内でできない分析、制作、広告、保守などを外部へ相談します。目標、現在の数字、期限、予算、社内で使える時間を同じ条件で伝え、提案を比べましょう。作業量ではなく、課題の見立てと改善後の確認方法まで説明できる相手を選びます。
外注先や採用する人を選ぶ際の3つの基準
Web担当者の役割を任せる相手を選ぶ基準は、大きく分けて3つあります。
実績が多くても、自社の目的と担当範囲が合わなければ成果にはつながりません。特に、Web担当者がいない会社では、専門作業に加えて社内が判断できるように支える力が必要です。
契約や採用の後で役割の違いに気付かないよう、面談で確認する内容を解説します。
1. 自社の目的に必要な業務を説明できるか
良い相手は、いきなりSEO、広告、制作を勧めるのではなく、売上の仕組み、顧客、現在の数字、社内体制を確認します。Webへの訪問が足りない会社と、訪問はあるが問い合わせがない会社では、最初の作業が異なるからです。過去の実績を見るときも、自社と同じ業界かだけでなく、似た課題をどのように判断したかを確かめてください。
面談では、「最初の一か月で何を調べ、どの結果なら次に何をするか」を質問しましょう。答えが作業の一覧だけなら、課題の診断が含まれていない可能性があります。分からない点や成果が出ない可能性も説明できる相手の方が、現実的な計画を立てられます。
採用の場合も同様に、応募者へ小さな課題を渡し、確認する数字、関係者への質問、優先順位を説明してもらいます。すべての技術を一人に求めず、足りない分野を外部へ依頼できる判断力も見てください。目的から仕事を組み立てられるかが重要です。
2. 報告が作業量ではなく、判断材料になっているか
記事数、広告のクリック数、検索順位などは大切ですが、それだけでは事業への効果を判断できません。だれが訪れ、どのページを読み、問い合わせや商談へ進んだかまでつながっている必要があります。専門用語の多い資料を受け取っても、社内が次の行動を決められなければ報告の目的を果たせません。
報告には「起きたこと」「考えられる理由」「次に行うこと」「確認する期限」の四点を入れてもらいましょう。数字が悪い月も、原因を分けて次の検証を示せる相手なら改善を続けられます。営業側の商談結果を外部へ返す仕組みも必要です。
Googleは、検索エンジンだけを意識するのではなく、利用者を第一に考えた内容を作ることを案内しています。検索順位だけを目標にせず、顧客の疑問を解消し、行動を助ける改善になっているか確認してください。基本的な考え方は、Google検索セントラル「SEOスターターガイド」で確認できます。
3. 権限・成果物・解約時の引き継ぎが明確か
契約中の対応が良くても、解約後にアカウント、画像、文章、分析データを受け取れなければ、次の担当者が運用できません。広告や解析を外注先のアカウントだけで管理すると、過去のデータを失う場合があります。ホームページの保守と集客支援が別契約なら、障害時の連絡先も確認が必要です。
会社が所有するもの、外注先だけが使うもの、契約終了時に返してもらうものを契約前に分けてください。管理者権限を自社も持ち、定期的にバックアップや成果物を受け取れる形が安心です。個人情報を扱う範囲、再委託の有無、事故時の連絡方法も書面で確かめます。
採用した担当者にも、退職を前提とした引き継ぎ手順を用意します。作業手順、判断の理由、外注先との契約、定例報告を共通の保存場所へ残しましょう。人が変わっても一か月以内に通常運用へ戻れるかを基準にすると、属人化を防ぎやすくなります。
Web担当者がいない会社からよくある質問
Web担当者がいない会社から寄せられる質問は、大きく分けて3つあります。
必要な人数、兼任者の選び方、外注する時期を誤ると、体制を作ったのに運用が止まる恐れがあります。会社の規模だけでは決められないため、仕事量と判断の難しさから考えることが重要です。
迷いやすい点を、自社で判断できる形で順番に回答します。
Web担当者は一人いれば足りますか？
必要な人数は、会社の規模より、行う業務の種類と量で決まります。月に数回の情報更新と問い合わせ確認なら兼任者一人でも進められますが、記事制作、広告、解析、サイト改修、SNS、保守を一人で高い水準に保つのは難しいでしょう。さらに、公開や予算の判断まで一人へ任せると、休職や退職で止まります。
一人の担当者を置く場合でも、経営側の責任者と、専門分野を補う外部の協力先を用意してください。担当者はすべてを制作する人ではなく、目的に合わせて社内外を動かす人と考えると役割が明確になります。
三か月分の作業を一覧にし、必要時間を見積もれば、一人で足りるか判断できます。定例作業に加え、サイト障害、料金変更、急な告知なども考慮しましょう。担当者の時間の八割以上が定例作業で埋まるなら、改善や緊急対応の余裕がないため、業務を減らすか外部へ分ける必要があります。
パソコンに詳しい社員へ任せてもよいですか？
パソコンに詳しいことは役立ちますが、それだけで担当者を決めるのは避けましょう。Web担当者には、顧客の悩みを理解し、社内から正しい情報を集め、数字を基に優先順位を付ける力も必要です。IPAの調査でも、ウェブサイト担当者の選定理由は「パソコンに詳しい、慣れているから」が52.5％で最も多い結果でした。
候補者の技術だけでなく、関係者へ質問できるか、期限を管理できるか、分からないことを外部へ相談できるかを確認してください。営業や顧客対応の経験がある社員が責任者となり、技術作業を外部へ任せる方法もあります。
本人の希望を確認し、役割、使える時間、評価方法を正式に決めることも欠かせません。「若いから」「詳しそうだから」という理由だけで追加すると、負担に対して評価されず、仕事が続かなくなります。三か月の試行期間を設け、作業量と必要な支援を見直すと安全です。
いつから外注を検討すべきですか？
更新や分析が三か月以上止まっている、問い合わせが減った理由を説明できない、重要なアカウントの管理者が分からない、兼任者の残業で成り立っている場合は、早めに相談する時期です。採用を予定していても、入社と教育には時間がかかるため、現状整理や緊急対応だけを先に外注する方法があります。
「何を頼めばよいか分からない」段階でも、課題の整理から支援できる相手なら相談できます。ただし、目標、現在困っていること、使える予算、社内の連絡者は準備してください。すべてを任せるのではなく、初月は診断と優先順位づくりに絞ると提案を比較しやすくなります。
外注費が高いかどうかは、作業量だけでなく、社内で使う時間と失っている機会も含めて考えます。問い合わせを受けられない状態や古い料金表示が続く場合、何もしない費用も発生しています。小さな範囲から始め、三か月ごとに成果と担当範囲を見直しましょう。
まとめ｜Web担当者がいないなら、人を探す前に役割を決めよう
Web担当者がいない会社でも、社内に判断する責任者を置き、更新や分析などの実行を社内外へ分ければ運用できます。最初から何でもできる専任者を探す必要はありません。
まず、Webで達成したい目標、契約とアカウント、承認者、毎月見る数字、必要な作業を整理してください。その上で、兼任、採用、外注、併用から自社に合う体制を選びます。人が変わっても続く手順と権限を残すことが、安定した運用につながります。
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